疫情期“在家辦公” 關鍵得做到這3件事
職場
2020/02/02 12:59:21 來源:微信公眾號：運營研究社 119863閱讀
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在 1 月 27 日國務院發出延長春節假期通知后，各地政府陸續出臺延遲上班通知。
蘇州率先要求本地企業開工延遲至正月十七，上海地區、廣東地區的企業返工時間不得早于 9 日 24:00……就在昨晚北京也宣布了延遲。
2 月 8 日是阻斷疫情傳播的關鍵時間點，不少公司，積極響應政府號召，發布了全員內部郵件推遲返工時間，更有公司直接放到了 3 月 15 日。
延長假期是為了控疫，但社會不能停轉。
我們發現，不少企業的假期延長通知里邊都有一條加粗說明：在家辦公。目前來看， 疫情要是能如期控制，2 月 3 日-2 月 7 日在家辦公，2 月 10 日復工成了巨大多數公司的主流選擇。
那么問題來了，平日在辦公室里都有可能焦頭爛額，遠程協同辦公要怎么保證產出呢？對企業來說，組織不好協同辦公，相當于白白浪費了 10 天時間，對于員工來說，做不好在家辦公，相當于沒給今年的工作開個好頭。
接下來 10 天左右的在家辦公，你知道怎么應對沒？
一
對于習慣了在同一空間辦公的企業和員工來說，遠程辦公的高效配合問題，不是安裝一個企業微信、阿里釘釘、飛書就能夠解決。
你面臨的遠程辦公問題，不在于公司選擇的協同辦公工具，也不在于個人自覺性高低。
遠程辦公效率的高低考驗的是企業的組織能力。
對于擁有組織能力的企業來說，在家辦公的效率不是問題，依然可以讓業務快速增長。比如最近朋友圈有篇熱傳的文章《17年前阿里全員隔離，馬云是怎么熬過非典的》，就是在講阿里巴巴在面臨全員都被隔離，400 多位員工都在家辦公的情況下，怎樣依靠組織能力，不僅避開了業務災難，還推出了殺手級產品淘寶。
相反的，對于當下業務模擬兩可，職責不清的中小企業和新業務部門來說，遠程辦公可能會要了它的命。同時，對于身處其中的人來說，延長的假期會是一種煎熬。
如果此刻你對自己接下來，如何開展遠程辦公，還一臉懵逼，但又想在 2020 年為自己開個好頭，按照下面我要提的一些建議，相信即使是臨時抱佛腳也可以幫助到你。
二
剛剛，我提到遠程辦公效率的高低看的是組織能力。想要扛住遠程辦公對自己的考驗，當下最關鍵的是做到圍繞業務進行人員（精力）分配與人效管理。
看不太懂？沒關系，簡單來說就是做到 3 件事。
第一件事是梳理出可以繼續推進業務。
受當下肺炎疫情影響，有些行業受到了嚴重打擊，餐飲、酒店、旅游、線下教育、線下商場，甚至包括珠寶奢侈品、肉制品消費等等，在 Q1 季度收入基本腰斬。
就算你不在這些受影響最嚴重的行業，也會有很多業務是不能落地的，尤其是需要聚集人群才能夠交付的服務。比如，運營研究社在 2 月底計劃開展的開年大課，我是會將它列為暫緩業務，會議型業務預計最早要到今年 4-6 月份才能夠復蘇。
不能做的業務，就別鋪人力上去了，根本沒有人效可言。建議你也去排查下，哪些業務是需要暫緩的，哪些業務是如期上線的，遠程協同辦公第一件事，就專門拿它們出來討論。
圍繞可落地、有產出業務進行推進，工作產出有了 60% 以上的保證了。
第二件事是提升遠程辦公的主動性。
遠程辦公在開展中一個最棘手的問題是，我們不知道同事們是否在線，是否可以及時的配合到自己的工作。
如果你的公司對每個同事有明確的業績考核，其實大家遠程辦公的主動性應該是可以保障的，但是，據我所知很多中小企業都是老板來主觀做員工價值評判的，很多崗位其實是沒做到責任到人的，運營就是一個典型代表。
對于沒背 KPI 的崗位，我們怎么樣提升遠程辦公的主動性呢？
一個快速有效的，也推薦大家日常養成的辦法——寫日報。
用日報的方式對我們來說，可以很好的督促自己的工作，對公司來說，可以很好的知曉每個員工的工作清楚，部門之間也可以更好的做配合。
簡單說一些日報的內容設置技巧，它作為一天工作的總結，需要包含的今日數據結果、今日工作細項、明年工作安排，以及當下業務遇到的難題。日報抄送給主管，中小企業非常時期也可以抄送給老板。
寫日報最笨的方法，也是提升主動性最快的捷徑。
第三件事是避免來回的無效溝通。
越是重要的工作，越是需要多人的配合。如果現在你手上做著對公司來說非常重要的工作，那么，遠程辦公就非常考驗你的項目管理能力了。
我發現很多人在項目管理，在與同事溝通配合時，給到的都是目標，而且屬于邊界模糊的目標。
比如運營跟設計同學說，我要一張用于朋友圈宣傳的海報。這就是一個非常模糊的目標，在線下來來回回溝通需要 1-2 天才能夠做到的，如果線上用這種方式溝通的話，可能需要 2-4 天甚至更久，效率非常低。
所以，我的建議是，無論你團隊管理者，還是一線員工，在做溝通時，要把目標拆解成一個個任務。
每個任務除了要給到具體文字說明、完成時間，還要給到任務背景描述，如果能夠給到一個參考方向和標準就更好了。
寫文章， 你要給到配合同事文章框架，做海報，你要給到配合同事海報文案（視覺參考），做活動，你要給到配合同事分工甘特圖.....
三
遠程辦公，免不了需要一些工具。自從國務院宣布延長假期，一些提供遠程協作辦公軟件的企業，爭先恐后的宣布對外開放免費服務項目，為大家“在家辦公”提供技術支持。
阿里釘釘、企業微信、美團大象、頭條飛書、石墨文檔、小魚易連，你能夠想到的都來了。
到底選擇哪個工具來協同辦公呢？
我的觀點是“要建一套房子，別造一個衣架”。
遠程辦公效率的高低看的是組織能力，然而，很多工具都僅僅只是在解決單點的遠程協同問題。目前，能夠倒逼你建立組織能力，幫助你為企業在線上“建一套房子”的辦公軟件是企業微信、阿里釘釘、頭條飛書。
它們是基于騰訊、阿里、頭條的這三家優秀的互聯網企業，組織能力實踐沉淀來的遠程辦公協作軟件。
不僅都有部門設置、在線溝通的基礎功能，還有很多配套的在線協同辦公工具，什么視頻會議、在線編輯文檔、日報匯總、會議通知，你能夠想到的遠程辦公功能，基本都覆蓋到了。
關于 3 款協同辦公軟件的選擇，我推薦有兩個決策維度，第一，這 3 個協同辦公軟件對應的是三個當下非常重要的平臺，你當下或者將來想要在哪個商業操作系統上深耕；第二，這 3 個協同辦公軟件對應的是三家當下非常優秀的企業，你當下或者將來想要拿哪家企業當作自己的標桿。
只要你的員工數量超過 20 個人，不管你最終選擇哪個，今天你都是對的。
四
在線辦公的問題，不在于辦公工具，也不在于員工自覺性，而是在于企業的組織能力。
身處在一個有組織能力的企業里，個體想要偷懶都難。
參考本文提到的梳理重點落地的業務、通過日報（或者晨會）的方式解決員工在線問題；將目標拆解成任務、且給到參考方向，配合阿里釘釘、企業微信、頭條飛書等工具，基本上你的在線辦公效率就穩了。
2020 年疫情開局，中小企業會更難。希望今天這篇遠程辦公的文章，可以幫助你和團隊達成一些工作上的共識，共度當下難關。
